Những lý do phổ biến khiến việc triển khai phần mềm ERP thất bại

Triển khai phần mềm ERP là một bước đi chiến lược giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất quản lý và tối ưu hóa quy trình vận hành. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều dự án ERP không đạt được kết quả mong đợi, gây lãng phí thời gian, nguồn lực và tài chính. Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại không nằm ở phía doanh nghiệp mà xuất phát từ chính các nhà cung cấp ERP. Bài viết này sẽ phân tích những lý do phổ biến khiến việc triển khai ERP không thành công, giúp doanh nghiệp có cái nhìn thực tế hơn khi lựa chọn và triển khai hệ thống này.

1. Ưu tiên công nghệ hơn con người

Đúng vậy, bạn cần công nghệ tuyệt vời làm trọng tâm cho chiến lược ERP của mình. Tuy nhiên, đó không thể là trọng tâm duy nhất của bạn. Hệ thống ERP chỉ là một phần của dự án của bạn. Dự án toàn doanh nghiệp này cũng sẽ tác động đến nhân viên, quy trình kinh doanh và văn hóa công ty.

Theo quan điểm này, điều quan trọng là phải tập trung vào quản lý thay đổi tổ chức và dành đủ thời gian, ngân sách, nguồn lực cho các hoạt động quản lý thay đổi khác nhau để kiểm soát sự đổi mới về quy trình vận hành của các nhân sự và đảm bảo sự thống nhất giữa các phòng ban với nhau.

2. Thiếu quản lý quy trình kinh doanh

Thật dễ dàng để có được sự đánh giá tốt khi bạn xem xét các tính năng ERP, đặc biệt là khi các nhà cung cấp ERP cung cấp bản demo phần mềm hấp dẫn. Thay vì đầu tư vào những thứ rườm rà không cần thiết, hãy đảm bảo hệ thống bạn chọn phù hợp với quy trình kinh doanh hiện tại và tương lai của bạn.

Tái thiết quy trình kinh doanh là một phương pháp liên quan đến việc xác định mục tiêu và tìm kiếm điểm khó khăn, sau đó thiết kế lại quy trình của bạn khi cần thiết. Tái thiết quy trình không phải lúc nào cũng là phương pháp đúng nếu bạn chỉ triển khai hệ thống ERP, nhưng đây là một phần quan trọng của quá trình chuyển đổi số.

Khi bạn bắt đầu một dự án mà không tiến hành quản lý quy trình kinh doanh , bạn sẽ không hiểu được tình trạng hiện tại của mình cũng như không thể thực hiện những cải tiến quan trọng cho quy trình. Kết quả là, bạn sẽ chọn sai hệ thống và buộc phải đầu tư vào các tùy chỉnh tốn kém, mất thời gian để phần mềm phù hợp với quy trình của bạn.

Trước khi bắt đầu lựa chọn ERP, chúng tôi khuyên bạn nên lập bản đồ quy trình công việc hiện tại và xác định trạng thái tương lai của mình. Trong suốt quá trình này, hãy đảm bảo thu hút các giám đốc điều hành, quản lý và người dùng cuối từ khắp các phòng ban. Hãy yêu cầu họ đóng góp ý kiến để hiểu họ muốn và cần gì từ một hệ thống mới.

3. Kỳ vọng không thực tế của dự án

Bạn có thể đã từng nghe câu: "Hãy vươn tới mặt trăng, nếu lỡ trượt, bạn vẫn ở giữa các vì sao." Nghe rất truyền cảm hứng, nhưng trong thực tế triển khai ERP, điều này không hẳn đúng.

Nhiều doanh nghiệp mong muốn triển khai ERP với ngân sách thấp và thời gian ngắn, nhưng thực tế có thể phức tạp hơn rất nhiều. Nếu quá lạc quan, bạn có thể rơi vào tình huống dự án bị trì hoãn hoặc phát sinh chi phí vượt ngoài dự tính. Giải pháp ở đây là làm việc với một chuyên gia tư vấn ERP. Họ sẽ giúp bạn đánh giá thực tế, tránh bị ảnh hưởng bởi những lời hứa hẹn quá mức của nhà cung cấp và giúp bạn có kế hoạch ngân sách và thời gian sát với thực tế hơn.

4. Thiếu sự tham gia của ban điều hành

Nhóm điều hành có thể đã phê duyệt ngân sách dự án, nhưng công việc của họ vẫn chưa kết thúc. Họ cũng cần thành lập một ủy ban chỉ đạo điều hành để làm rõ chiến lược kỹ thuật số tổng thể và đưa ra quyết định về phân bổ nguồn lực, thời gian và ngân sách.

Sự tham gia của ban điều hành đảm bảo việc triển khai ERP không trở thành một dự án công nghệ mà phù hợp với chiến lược chung của bạn. Cách tiếp cận này giúp bạn có nhiều khả năng nhận ra các lợi ích, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng được cải thiện và lợi thế cạnh tranh bền vững. Sự tham gia của ban điều hành cũng đảm bảo sự tham gia của nhân viên, vì sự ủng hộ có xu hướng lan tỏa (cũng như tiêu cực).

5. Nguồn lực không đủ

Khi phân bổ nguồn lực cho dự án của bạn, hãy nhớ rằng chất lượng cũng quan trọng như số lượng. Thay vì chỉ dành thời gian để mọi người nỗ lực tạo ra một nhóm đầy đủ, hãy dành thời gian để lựa chọn những nhân viên phù hợp với công việc đang làm.

Quan trọng nhất, hãy đảm bảo chỉ định một người quản lý dự án có thể điều phối dự án và báo cáo các cập nhật quan trọng cho ban quản lý điều hành. Những người lãnh đạo chỉ đạo nỗ lực của bạn phải là những người hiểu quy trình công việc của bạn và quen thuộc với các hệ thống hiện tại của bạn, bao gồm cả những thiếu sót của chúng. Họ cũng phải có cổ phần trong các mục tiêu dự án của bạn và cam kết đạt được chúng.

Khi bạn cân nhắc cách bố trí nhân sự cho phần còn lại của nhóm dự án, hãy nhớ rằng nhân viên sẽ cần thực hiện công việc hàng ngày của họ, trong khi cố gắng ưu tiên cho dự án ERP . Vì lý do này, nhiều doanh nghiệp cung cấp người thay thế cho những công việc hàng ngày này để các thành viên nhóm dự án có thể tập trung hoàn toàn vào dự án.

6. Đào tạo người dùng cuối không đủ

Thiếu kiến thức về hệ thống là lý do chính khiến nhiều nhân viên phản đối việc áp dụng phần mềm mới. Nếu họ không hiểu cách sử dụng phần mềm ERP mới , họ sẽ quay lại quy trình làm việc cũ, quen thuộc của mình. Điều này sẽ hút hết nguồn lực từ nhóm triển khai của bạn, khiến họ mất thời gian và sự chú ý vào các công việc quan trọng khác.

Để giảm thiểu rủi ro này và cải thiện tỷ lệ chấp nhận của người dùng, chúng tôi khuyên bạn nên thiết kế chương trình đào tạo người dùng cuối tùy chỉnh. Các buổi đào tạo này nên diễn ra trước khi hệ thống đi vào hoạt động để nhân viên có nhiều thời gian đặt câu hỏi.

Lý tưởng nhất là bạn nên tiến hành nhiều vòng đào tạo để giúp nhân viên ghi nhớ thông tin theo thời gian. Điều này cũng cho phép họ học chức năng phần mềm mới khi được triển khai theo từng giai đoạn.

7. Quá nhiều tùy chỉnh

Việc tùy chỉnh phần mềm có thể rất tốn kém, vì vậy bạn cần cân nhắc kỹ trước khi quyết định. Khi lựa chọn giải pháp, hãy xem xét xem phần mềm có đáp ứng được nhu cầu hiện tại và mục tiêu dài hạn của doanh nghiệp không. Nếu bạn phải chỉnh sửa quá nhiều mã nguồn hoặc tích hợp thêm nhiều mô-đun bên ngoài để có được chức năng mong muốn, đó có thể là dấu hiệu cảnh báo.

Một số tùy chỉnh là cần thiết, nhưng nếu bạn thay đổi những chức năng vốn đã được chuẩn hóa, điều này có thể gây ra nhiều rắc rối hơn lợi ích. Chẳng hạn, các quy trình nội bộ như kế toán hay quản lý nhân sự thường không phải là yếu tố tạo lợi thế cạnh tranh, nên sử dụng chức năng chuẩn có thể là lựa chọn hợp lý hơn.

Nếu nhân viên liên tục yêu cầu tùy chỉnh các quy trình quen thuộc, điều đó có thể phản ánh sự phản kháng với thay đổi. Thay vì cố gắng đáp ứng mọi yêu cầu tùy chỉnh, hãy tập trung vào việc giúp nhân viên thích nghi với hệ thống mới. Đồng thời, bạn nên thiết lập cơ chế kiểm soát thay đổi để đảm bảo dự án không bị chệch hướng và ngân sách không bị đội lên ngoài tầm kiểm soát.

8. Di chuyển dữ liệu không đúng cách

Hầu hết các nhóm dự án đều phải thực hiện quá trình dọn dẹp dữ liệu và xây dựng hệ thống cùng lúc vì hệ thống mới không thể hoạt động đầy đủ nếu không có dữ liệu. Việc chuyển dữ liệu từ hệ thống cũ sang nền tảng ERP mới có thể là một thách thức. Tuy nhiên, đây là bước cần thiết trừ khi bạn có kế hoạch bắt đầu từ đầu.

Đây là bước bạn không thể vội vàng. Nó đòi hỏi sự kiên nhẫn và bền bỉ vì có một thách thức có thể làm khó ngay cả những công ty chuẩn bị tốt nhất: Để biết dữ liệu nào bạn nên chuyển và định dạng nào, bạn cần hiểu rõ hơn về cách hệ thống mới của bạn hoạt động.

Để vượt qua thách thức này, chúng tôi khuyên bạn nên thiết kế chương trình đào tạo tùy chỉnh cho các nguồn lực sẽ tham gia vào quá trình này. Ngoài ra, chúng tôi có các khuyến nghị sau:

Chỉ định đúng người để giám sát các nỗ lực làm sạch dữ liệu

Xác định và loại bỏ dữ liệu trùng lặp

Đừng di chuyển tất cả dữ liệu của bạn cùng một lúc

Kiểm tra trước khi di chuyển dữ liệu

Bằng cách dành thời gian cho việc di chuyển dữ liệu ERP, bạn có thể ngăn ngừa gián đoạn chuỗi cung ứng và đảm bảo mọi nhân viên đều có quyền truy cập vào thông tin họ cần khi hệ thống đi vào hoạt động.

Tránh các nguyên nhân gây ra lỗi ERP và tìm kiếm thành công lâu dài

Thường không thể xác định chính xác một lý do cho sự thất bại của ERP. Thường là kết quả của nhiều vấn đề kết hợp với nhau, tạo ra hiệu ứng domino. Khi bạn chuẩn bị cho dự án của riêng mình, đừng lo lắng về việc thêm tên công ty của bạn vào danh sách các triển khai thất bại. Khi bạn hiểu được những lý do thất bại phổ biến của ERP, bạn sẽ biết những gì cần tránh và bạn có thể đặt các điểm mạnh để đảm bảo thành công.

Hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi bên dưới để thảo luận về nhu cầu kiểm toán dự án ERP của bạn hoặc để tìm hiểu về xác minh và xác thực độc lập.