Triển khai ERP: Phương pháp và quy trình thực hiện
Để triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ lưỡng về mục tiêu, ngân sách, nhân sự và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Bài viết chia sẻ một số điều mà doanh nghiệp cần chuẩn bị cũng như các bước sẽ cần thực hiện để triển khai ERP với tỉ lệ thành công cao.
Triển khai hệ thống ERP thường được xem là một khoản đầu tư lớn về tiền bạc của doanh nghiệp lẫn thời gian và công sức của các phòng ban (có thể gọi đây là một chi phí cơ hội). Thống kê cho thấy, tỷ lệ thất bại hoặc vượt ngân sách của các dự án ERP chủ yếu không nằm ở phần mềm, mà ở giai đoạn chuẩn bị và quản lý thay đổi.
Nguồn: Các nguyên nhân khiến triển khai ERP thất bại - Theo nghiên cứu của Jim Holman
Với kinh nghiệm khi triển khai nhiều dự án ERP, chúng tôi rút ra một nhận định: "ERP là dự án chuyển đổi kinh doanh, không phải dự án IT". Thành công phụ thuộc 70% vào sự chuẩn bị chiến lược và cam kết của Lãnh đạo doanh nghiệp.
Bài viết này là cẩm nang thực chiến, chỉ rõ những hoạt động cốt lõi mà Chủ doanh nghiệp phải thực hiện trước khi ký hợp đồng, phân tích chuyên sâu từng bước triển khai, và hé lộ phương pháp kết hợp Agile - Waterfall mà BeeSuite áp dụng để đảm bảo thành công và giảm thiểu rủi ro.
I. Doanh nghiệp cần chuẩn bị những điều gì trước khi bắt đầu dự án ERP?
Trước khi khởi động, doanh nghiệp cần xây dựng nền móng vững chắc. Đây là các hoạt động không thể ủy thác cho phòng IT:
- Định nghĩa mục tiêu chiến lược: Không chỉ là "có ERP". Phải xác định rõ ràng KPIs (ví dụ: Tối ưu vòng quay vốn lưu động, tối ưu quy trình, minh bạch vận hành, tăng năng suất nhân viên hay giảm chi phí lưu kho). Mục tiêu phải gắn liền với tầm nhìn dài hạn và phải có khả năng đo lường.
- Đánh giá và chuẩn hóa quy trình: Rà soát các quy trình nghiệp vụ. Đây là bước mà doanh nghiệp phải quyết định: Quy trình nào cần giữ và quy trình nào cần điều chỉnh theo tiêu chuẩn ISO. Chúng tôi nhấn mạnh, đây là cơ hội để ban lãnh đạo và các phòng ban loại bỏ các quy trình không hiệu quả và nâng cao các hoạt động mang lại giá trị cao.
- Làm sạch và chuẩn hóa Master Data: Cần phải làm sạch, chuẩn hóa và thống nhất dữ liệu gốc (Khách hàng, vật tư, nhà cung cấp). Lý thuyết "Garbage In, Garbage Out" luôn đúng: dữ liệu chưa chuẩn hóa sẽ làm suy yếu mọi báo cáo và quyết định trong hệ thống mới.
- Thiết lập đội ngũ Key Users: Tuyển chọn các chuyên gia nghiệp vụ xuất sắc từ các phòng ban. Họ là cầu nối giữa đối tác và người dùng cuối, đóng vai trò then chốt trong kiểm thử (UAT) và quản lý thay đổi yêu cầu.
- Cam kết thời gian của lãnh đạo: Chủ doanh nghiệp cần dành ít nhất 20% thời gian để tham gia các buổi ra quyết định chiến lược, loại bỏ các rào cản nội bộ và truyền thông cho các phòng bạn về tầm nhìn ứng dụng ERP.
Đọc thêm: Các nguyên nhân dẫn đến triển khai ERP thất bại - Theo kinh nghiệm từ BeeSuite
II. Các bước triển khai ERP.
Bước 1: FIT - GAP Analysis
- Mục tiêu: Khảo sát hiện trạng quy trình vận hành của Khách hàng và ghi nhận mong muốn về mặt chiến lược những giá trị mà doanh nghiệp sẽ nhận lại sau khi triển khai ERP.
- Các hoạt động: Tổ chức các buổi khảo sát vận hành và ghi nhận mong muốn từ khách hàng. Đội ngũ triển khai sẽ dựa trên các tiêu chuẩn vận hành để tư vấn lại cho khách hàng và có thể sẽ đề xuất điều chỉnh may đo nho nhỏ để đảm bảo sự thay đổi phù hợp với đặc thù của doanh nghiệp (nếu có). Ở hoạt động này, đội ngũ triển khai sẽ rất cần sự hợp tác từ các anh chị Key User trong quá trình cung cấp chi tiết quy trình vận hành và ghi nhận mong muốn chiến lược của ban lãnh đạo.
- Kết quả cần đạt được: Xác định FIT (áp dụng chuẩn ngay) và GAP (những khác biệt cần tùy biến hoặc yêu cầu thay đổi quy trình doanh nghiệp).
Bước 2: Triển khai và phát triển hệ thống
- Mục tiêu: Phát triển và điều chỉnh lại các tính năng GAP. Thực hiện cấu hình và kiểm tra toàn diện hệ thống để đảm bảo mọi tính năng của hệ thống đáp ứng được yêu cầu đã đề ra ở giai đoạn FIT - GAP Analysis.
- Các hoạt động: Sau khi đã ghi nhận FIT and GAP. Đội ngũ triển khai sẽ tiến hành cấu hình các tiêu chuẩn vận hành đã tư vấn cho phía khách hàng và cũng như thực hiện phát triển các tính năng đặc thù phù hợp để phù hợp với vận hành đặc thù của phía Khách hàng. Trong quá trình này, đội ngũ triển khai sẽ phát triển và kiểm thử, song song đó sẽ luôn cập nhập và thực hiện demo với Key-User để đảm bảo các tính năng được vận hành đúng với yêu cầu đã đề ra.
- Ở hoạt động này, bên đội ngũ triển khai và Key-User cần thực hiện với tinh thần "fail fast and recover quickly", không thể đảm bảo được trong quá trình triển khai sẽ luôn trơn tru và đúng với yêu cầu hoàn toàn, việc chúng ta cần làm là mỗi khi có vấn đề thì cần phải hợp tác giữa đội ngũ triển khai và Key User cũng như ban lãnh đạo để tìm ra giải pháp sớm nhất có thể để luôn đảm bảo tiến độ và yêu cầu luôn đi đúng với yêu cầu chiến lược đã đề ra.
- Một tinh thần làm việc chấp nhận thử - sai và cải tiến sẽ luôn là một tinh thần thép trong các sáng kiến cải tiến, chuyển đổi không chỉ riêng triển khai ERP.
- Kết quả cần đạt được: Hệ thống phải được kiểm thử toàn diện đảm bảo các tính năng đã đạt được các yêu cầu đề ra.
Bước 3: Chuẩn hóa dữ liệu Masterdata
- Mục tiêu: Chuẩn hóa lại dữ liệu cũ trước khi số hóa lên ERP.
- Hoạt động chính: Làm sạch dữ liệu từ quy trình cũ, các dữ liệu này có thể đến từ file excel hoặc hệ thống vận hành cũ. Tại bước này, đội ngũ triển khai và Key-User sẽ cùng nhau thống nhất dữ liệu Masterdata (Sản phẩm, danh mục sản phẩm, khách hàng, nhà cung cấp, đơn vị tính, ...).
- Dữ liệu masterdata từ file excel hoặc từ hệ thống vận hành đôi khi có sự khác biệt với hệ thống ERP mới, do đó sẽ cần thời gian và sự hợp tác giữa hai bên để chuẩn hóa.
- Kết quả cần đạt được: Số hóa toàn bộ dữ liệu cần để vận hành kinh doanh của doanh nghiệp lên ERP.
Bước 4: UAT (User Acceptance Testing)
- Mục tiêu: Thực hiện kiểm tra toàn diện hệ thống với Key User để đảm bảo các tính năng đáp ứng yêu cầu đề ra. Key User phải nắm được toàn bộ các bước (logic) vận hành của hệ thống ERP để có thể hướng dẫn cho nhân viên của mình.
- Hoạt động chính: Đội ngũ triển khai và Key User sau khi đã thực hiện chuẩn hóa masterdata, sẽ cùng nhau tiến tới việc liệt kê các kịch bản vận hành một cách cụ thể. Và sẽ cần cả hai bên thực hiện kiểm thử toàn vẹn hệ thống để đảm bảo hệ thống ERP đã hoàn toàn đáp ứng tất cả các kịch bản vận hành, phạm vi đã đề ra.
- Kết quả cần đạt được: Các tính năng phải đáp ứng các yêu cầu đã đề ra ở giai đoạn FIT - GAP Analysis. Phải có giải pháp work-around (cách xử lý) cho những tình huống phát sinh.
Bước 5: Go-Live (Vận hành Chính thức)
- Hoạt động chính: Hệ thống ERP mới chính thức đi vào vận hành sau khi kiểm thử chấp nhận người dùng (UAT) thành công.
- Hỗ trợ: Yêu cầu hỗ trợ cận kề của đội ngũ triển khai để giải quyết các vấn đề phát sinh tức thời vì ở giai đoạn đầu của golive, đôi khi người dùng chưa thực sự làm quen với cách vận hành hệ thống và cần sự hỗ trợ gần như tức thời từ phía đội ngũ triển khai.
III. Phương pháp triển khai ERP: Kết hợp Agile và Waterfall.
Ở đây, chúng tôi không đi giải thích chi tiết thế nào là Agile và Waterfall, chúng tôi xin đi tổng quan về mặt khái niệm, về chi tiết về định nghĩa và cách triển khai của từng loại phương pháp có thể đọc thêm ở đây. Tổng quan về mặt khái niệm thì chúng tôi tóm gọn như sau:
- Waterfall là phương pháp tuyến tính, thực hiện từng giai đoạn theo thứ tự cố định: Phân tích → Thiết kế → Phát triển → Kiểm thử → Triển khai. Mỗi giai đoạn phải hoàn thành trước khi sang bước tiếp theo, phù hợp với dự án có yêu cầu rõ ràng và ít thay đổi.
- Agile là phương pháp quản lý dự án linh hoạt, chia nhỏ công việc thành các vòng lặp ngắn (sprint), thường xuyên trao đổi và điều chỉnh theo phản hồi thực tế. Mục tiêu là tạo giá trị liên tục, thích ứng nhanh với thay đổi.
- Theo góc nhìn và kinh nghiệm triển khai của BeeSuite. Quy trình triển khai ERP nên được xây dựng dựa trên phương pháp Hybrid, kết hợp sự rõ ràng của mô hình Waterfall và tính linh hoạt của Agile. Về cấu trúc, dự án được chia thành các giai đoạn tuần tự, có mục tiêu và kết quả đầu ra rõ ràng như FIT-GAP, Triển khai, UAT và Go-Live. Cấu trúc này giúp việc lập kế hoạch và quản lý tiến độ tổng thể được chặt chẽ.
- Tuy nhiên, trong từng giai đoạn, đội ngũ triển khai vận hành theo các nguyên tắc Agile. Thay vì chờ kết thúc một giai đoạn dài, nên chia nhỏ công việc, xây dựng tính năng theo các chu kỳ ngắn và tổ chức các buổi demo hoặc các buổi workshop để thu thập phản hồi liên tục từ đội ngũ Key User.
- Cách tiếp cận này cho phép phát hiện sớm các vấn đề, nhanh chóng điều chỉnh và đảm bảo sản phẩm cuối cùng luôn bám sát nhu cầu vận hành thực tế, giảm thiểu rủi ro khi chuyển đổi.
Dựa trên kinh nghiệm thực tế, đội ngũ triển khai chúng tôi nhận thấy phương pháp kết hợp Agile và Waterfall là tối ưu cho các ERP vì 4 lý do chính sau:
1. Cân bằng giữa kiểm soát và linh hoạt: Phương pháp này đáp ứng đồng thời hai nhu cầu. Cấu trúc Waterfall cung cấp cho Ban lãnh đạo một lộ trình tổng thể rõ ràng để quản lý, trong khi vận hành Agile giúp đội ngũ triển khai đủ linh hoạt để xử lý các vấn đề phát sinh hàng ngày mà không đi chệch hướng chiến lược.
2. Giảm thiểu rủi ro ở giai đoạn cuối: Bằng cách demo sản phẩm và thu thập phản hồi liên tục, chúng tôi phát hiện các sai lệch ngay từ sớm. Điều này giúp tránh được kịch bản phải sửa chữa tốn kém hoặc "đập đi xây lại" khi hệ thống đã gần hoàn thành, một rủi ro rất lớn trong mô hình truyền thống.
3. Tăng cường sự chấp nhận của người dùng: Việc liên tục tham gia vào quá trình phản hồi và điều chỉnh biến đội ngũ Key User từ người bị động tiếp nhận thành người làm chủ hệ thống. Sự thấu hiểu và cam kết này của họ là yếu tố then chốt để lan tỏa và đào tạo cho toàn bộ doanh nghiệp khi Go-live.
4. Tối ưu hóa việc cung cấp giá trị: Thay vì chờ hoàn thiện mọi tài liệu đặc tả, phương pháp này tập trung vào việc cung cấp các chức năng hoạt động được một cách thường xuyên. Điều này đảm bảo phần mềm ERP luôn tạo ra giá trị hữu hình, giúp duy trì động lực và sự tin tưởng của tất cả các bên liên quan.
IV. Cam kết thành công: Hợp tác toàn diện của 2 bên.
Thành công của ERP đòi hỏi một cam kết hợp tác chặt chẽ, được củng cố từ cả hai phía:
Cam kết từ doanh nghiệp:
Ra quyết định kịp thời: Lãnh đạo phải xử lý các GAP và các vấn đề phát sinh ngay lập tức. Sự trì hoãn quyết định là nguyên nhân hàng đầu gây trễ tiến độ.
Cung cấp nguồn lực chất lượng: Đảm bảo Key User có đủ thời gian và thẩm quyền để tham gia vào công việc triển khai một cách chuyên sâu, không chỉ là làm thêm giờ.
Thúc đẩy quản lý thay đổi: Chủ doanh nghiệp phải truyền thông tầm nhìn, thúc đẩy văn hóa chấp nhận quy trình mới (dù có thể phát sinh thủ tục nhập liệu ban đầu) và loại bỏ sự kháng cự từ các phòng ban.
Cam kết từ đối tác triển khai ERP:
Minh bạch và trách nhiệm giải trình: Đảm bảo tính minh bạch trong quản lý dự án, báo cáo tiến độ và rủi ro một cách trung thực và kịp thời.
Chuyển giao công nghệ: Cam kết đào tạo chuyên sâu và chuyển giao đầy đủ tài liệu để doanh nghiệp có thể tự làm chủ và vận hành hệ thống sau Go-Live.
Hỗ trợ tận tâm: Cung cấp dịch vụ hỗ trợ cường độ cao ngay sau khi hệ thống chính thức vận hành để xử lý mọi vấn đề phát sinh và ổn định hệ thống.
Đọc thêm : Định giá tồn kho cuối kỳ trong ERP.
Thời gian triển khai ERP thường dao động từ 6-18 tháng, tùy quy mô của dự án và phương pháp:
- Với SMEs Việt Nam và phạm vi dự án từ nhỏ đến vừa, việc triển khai ERP có thể mất từ 1-3 tháng.
- Với các phạm vi dự án lớn, chuyên sâu vào kế toán và tích hợp với các hệ thống ngoài thường sẽ mất từ 3-6 tháng để hoàn thiện hệ thống.
- Key User là "cầu nối" giữa đội ngũ triển khai và End User, tham gia FIT-GAP, UAT và đào tạo bàn giao công nghệ. Họ giúp tùy chỉnh hệ thống phù hợp quy trình vận hành của hệ thống bằng việc đưa ra yêu cầu, góp ý cải thiện chức năng hệ thống.
- Key User tham gia ngay từ đầu để cùng nhau hiểu hệ thống là điểm tích cực sẽ giúp giảm thiểu rủi ro của dự án. Vì khi Key User thực sự hiểu các quy trình vận hành của hệ thống, công việc hỗ trợ End User của đội ngũ triển khai sẽ đơn giản hơn và góp nhiều giá trị cho doanh nghiệp hơn.
- Theo kinh nghiệm của chúng tôi, đội dự án và khách hàng nên dành thời gian để đánh giá lại hiện trạng để tìm rõ nguyên nhân của việc dự án kéo dài. Có phải là do các yêu cầu nằm ngoài phạm vi ban đầu? Có phải là do thiếu nguồn lực hay là sự hợp tác giữa khách hàng và đội triển khai chưa được đồng nhất?
- Đây cũng là một trong những nguyên nhân mà Besco đề xuất áp dụng Agile vào triển khai ERP, việc phát hiện kịp thời vấn đề của dự án sớm và cùng nhau tìm kiếm giải pháp để tháo gỡ luôn là một trong những ưu tiên hàng đầu trong triển khai ERP thay vì để các vấn đề ngày càng phát sinh dẫn đến không còn được kiểm soát.