FIT & GAP Analysis là gì? Phương pháp kiểm soát rủi ro và chi phí trong triển khai ERP.

Trong bối cảnh chuyển đổi số, việc mua phần mềm BeeSuite ERP không đảm bảo thành công nếu quy trình nội bộ không tương thích. Vấn đề cốt lõi là sự mất đồng bộ giữa cách thức doanh nghiệp vận hành hiện tại và quy trình vận hành tiêu chuẩn của hệ thống mới.

Phân tích FIT & GAP là công cụ đầu tiên giúp chuyển đổi rủi ro thành kế hoạch hành động chi tiết, đảm bảo dự án đi đúng hướng.

1. Quy trình nghiệp vụ có thật sự khớp với hệ thống ERP mới?

1.1 Rủi ro do mất đồng bộ quy trình

Việc triển khai ERP mà không có bước so sánh có hệ thống nào giữa quy trình hiện tại và khả năng của hệ thống sẽ ẩn chứa rủi ro lớn. Doanh nghiệp đang đặt cược vào việc phần mềm có thể đáp ứng được các nghiệp vụ kinh doanh quan trọng nhất.

1.2 Hậu quả khi bỏ qua phân tích FIT & GAP

Nếu không có phân tích FIT & GAP, dự án phải đối mặt với các rủi ro nghiêm trọng sau:

 Khủng hoảng phạm vi dự án (Scope Creep): Các yêu cầu không được xác định sớm sẽ phát sinh liên tục trong quá trình triển khai, dẫn đến phạm vi dự án mở rộng không kiểm soát.

 Mất đồng bộ dữ liệu và quy trình: Hệ thống không hỗ trợ được các quy trình nghiệp vụ bắt buộc, buộc nhân viên phải tạo ra các quy trình thủ công bên ngoài, dẫn đến dữ liệu không chính xác và giảm hiệu suất vận hành.

Đọc thêm: Doanh nghiệp cần chuẩn bị những điều gì trước khi bắt đầu dự án ERP?

​2. Làm thế nào kiểm soát chi phí và phạm vi dự án?

 Nguy cơ vượt ngân sách do tùy chỉnh không kiểm soát: Mỗi yêu cầu không khớp (GAP) nếu không được xác định sớm sẽ trở thành chi phí phát sinh lớn, thường cao hơn nhiều so với chi phí tùy chỉnh đã được lên kế hoạch ban đầu. Tùy chỉnh quá mức còn tăng độ phức tạp và rủi ro cho các lần nâng cấp hệ thống sau này.

 Hệ thống bị từ chối và áp lực thay đổi: Khi hệ thống mới không hỗ trợ các quy trình bắt buộc mà người dùng đã quen thuộc, họ sẽ có xu hướng từ chối sử dụng hệ thống. Sự phản kháng này dẫn đến việc phải quay lại làm việc thủ công, khiến mục tiêu chuyển đổi số không đạt được. 

​3. FIT & GAP Analysis: Giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro và thiết lập Blueprint cho dự án ERP như thế nào?

3.1 FIT & GAP Analysis là gì? 

FIT & GAP Analysis là quá trình so sánh quy trình hiện tại (AS-IS) của doanh nghiệp với quy trình tiêu chuẩn (TO-BE) của hệ thống ERP để xác định:

- FIT (Phù hợp): Các chức năng được hệ thống đáp ứng mặc định. Ưu tiên thích nghi với quy trình chuẩn của ERP.

- GAP (Khoảng cách): Các yêu cầu nghiệp vụ bắt buộc hệ thống không đáp ứng được. Đây là nơi cần đưa ra quyết định giải quyết: Customization hay thay đổi quy trình nội bộ.

3.2 Chiến lược phân tích GAP hiệu quả: Áp dụng phương pháp MoSCoW.

a) Phân loại và ưu tiên GAP bằng phương pháp MoSCoW.

Việc sử dụng MoSCoW là điều kiện tiên quyết để quản lý phạm vi (Scope) của các yêu cầu tùy chỉnh:

 Must have (Bắt buộc): Các GAP liên quan trực tiếp đến tuân thủ pháp luật hoặc các quy trình cốt lõi tạo ra lợi thế cạnh tranh độc quyền. Chỉ những GAP thuộc nhóm này mới được cân nhắc Customization và được đưa vào Scope của dự án.

 Should have/Could have: Các yêu cầu có thể được xử lý bằng giải pháp thay thế tạm thời (Workaround) hoặc được hoãn lại sang giai đoạn sau để giữ Scope giai đoạn 1 sạch.

 Won’t have (Không cần): Yêu cầu được xác định là không cần thiết, loại bỏ hoàn toàn khỏi Scope dự án.

b) Đánh giá và ra quyết định ba chiều cho GAP

 Đánh giá kỹ thuật: Phân tích tính khả thi kỹ thuật và rủi ro. Liệu việc tùy chỉnh có làm tăng độ phức tạp của hệ thống lên mức rủi ro không? Nó có ảnh hưởng đến khả năng nâng cấp hệ thống và Tính mở rộng khi khối lượng giao dịch tăng lên không? Các tùy chỉnh phức tạp có thể phá vỡ cấu trúc cốt lõi, cản trở việc mở rộng trong tương lai.

 Đánh giá chi phí: So sánh giữa chi phí Customization (chi phí phát triển + chi phí bảo trì dài hạn) và chi phí thay đổi quy trình (chi phí đào tạo + thời gian thích nghi của nhân viên).

 Đánh giá chiến lược: Quyết định tùy chỉnh chỉ được thực hiện nếu GAP đó là "Điểm khác biệt" thực sự, hỗ trợ mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.a doanh nghiệp.

Đọc thêm: UAT là gì? Tại sao lại cần UAT trong triển khai ERP?

3.3 Quy trình 4 bước chuẩn hóa FIT & GAP. 

Quá trình FIT & GAP được thực hiện qua 4 giai đoạn chính, tạo ra tài liệu cơ sở cho toàn bộ dự án:

Bước 1: Chuẩn bị và tài liệu hóa AS-IS: Xác định rõ phạm vi dự án và chuẩn hóa tài liệu quy trình hiện tại.

Bước 2: Hội thảo Deep-Dive và xác định GAP: Chuyên gia tư vấn trình bày quy trình TO-BE chuẩn. Người dùng trực tiếp so sánh quy trình của họ và ghi nhận GAP. Quá trình này được hỗ trợ bằng việc so sánh chi tiết từng nghiệp vụ (ví dụ: quy trình phê duyệt 5 cấp độ so với 3 cấp độ chuẩn của ERP).

Bước 3: Đánh giá và đề xuất giải pháp: Phân loại GAP bằng MoSCoW. Chuyên gia tư vấn đề xuất giải pháp kỹ thuật và tính toán nguồn lực cần thiết.

Bước 4: Ra quyết định và chốt phạm vi: Ban Lãnh đạo ký xác nhận quyết định giải pháp cuối cùng cho từng GAP Must Have. Hoàn thiện tài liệu quy trình TO-BE đã được điều chỉnh. Tài liệu này trở thành bản thiết kế (Blueprint) chính thức cho giai đoạn phát triển/cấu hình tiếp theo.

Đọc thêm: Doanh nghiệp cần chuẩn bị những điều gì trước khi bắt đầu dự án ERP?

​4. Kết luận

Phân tích FIT & GAP là bước kiểm soát chất lượng không thể thiếu, giúp doanh nghiệp và đối tác tư vấn có cái nhìn minh bạch về phạm vi và rủi ro của dự án. Thực hiện FIT & GAP hiệu quả đảm bảo:

 Kiểm soát chi phí tùy chỉnh nằm trong ngân sách.

 Rút ngắn thời gian triển khai bằng cách áp dụng quy trình chuẩn của ERP.

 Đảm bảo sự chấp nhận của người dùng cuối đối với hệ thống mới.

 Duy trì tính mở rộng của hệ thống bằng cách hạn chế các tùy chỉnh làm phức tạp hóa kiến trúc cốt lõi.

 Để đảm bảo dự án ERP của bạn được triển khai theo lộ trình kiểm soát chặt chẽ, việc hợp tác với đội ngũ tư vấn có kinh nghiệm thực hiện FIT & GAP hiệu quả là điều kiện tiên quyết. Khả năng dẫn dắt quy trình phân tích và đề xuất các giải pháp TO-BE tối ưu chính là tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá nhà cung cấp ERP.