Chuyển đổi kế toán từ nhập liệu sang phân tích

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, dữ liệu tài chính không chỉ cần chính xác mà còn phải kịp thời. Việc xử lý thủ công các nghiệp vụ Kế toán Công nợ, Kho, Tổng hợp và Tài sản cố định là rào cản lớn đối với tốc độ ra quyết định và sự tuân thủ.

Hệ thống ERP hiện đại cung cấp nền tảng tích hợp, cho phép các nghiệp vụ phức tạp được tự động hóa và liên kết chặt chẽ. Điều này đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu, giảm thiểu rủi ro kiểm toán, và định vị đội ngũ kế toán trở thành đối tác chiến lược trong doanh nghiệp.

Đọc thêm: Các thành phần chức năng của ERP là gì? Cách lựa chọn các phân hệ phù hợp cho doanh nghiệp?

1. Kế toán công nợ (Accounts Receivable / Payable)

Quản lý công nợ là nghiệp vụ thiết yếu để kiểm soát dòng tiền và thanh khoản. ERP cung cấp công cụ chi tiết để quản lý các khoản phải thu và phải trả.

 Công nợ phải thu (Accounts Receivable - A/R)

- Quản lý hóa đơn và thu tiền: Theo dõi toàn bộ hóa đơn bán hàng, các khoản thu tiền và chiết khấu thương mại đã ghi nhận.

- Chi tiết hách hàng: Quản lý công nợ chi tiết theo từng khách hàng, hợp đồng, và chứng từ gốc.

- Phân tích tuổi nợ (Aging Report): Tự động phân loại công nợ theo các khung thời gian quá hạn (ví dụ: Dưới 30 ngày, 31-60 ngày...). Báo cáo này là cơ sở để lập dự phòng nợ phải thu khó đòi và xây dựng kế hoạch thu hồi.

 Công nợ phải trả (Accounts Payable - A/P)

- Quản lý hóa đơn mua hàng và thanh toán: Theo dõi chi tiết hóa đơn mua hàng và ngày đáo hạn, hỗ trợ lập lịch thanh toán nhằm tận dụng chiết khấu.

- Đối chiếu công nợ tự động (Reconciliation): Tự động đối chiếu các giao dịch ngân hàng với các hóa đơn đã ghi nhận dựa trên số tiền hoặc mã tham chiếu, giúp tăng tốc độ đối soát cuối kỳ.

 Tổng hợp công nợ (Partner Ledger)

- Báo cáo tổng hợp: Cung cấp khả năng xem báo cáo công nợ ở cấp độ tổng quát, có thể tùy chỉnh theo nhiều chiều dữ liệu: theo đối tác, theo thời gian, theo hợp đồng, hoặc theo nhân viên bán hàng/mua hàng.

- Đối chiếu tổng hợp: Thực hiện việc đối chiếu công nợ tổng thể với đối tác định kỳ, đảm bảo số liệu giữa hai bên khớp nhau.

- Phân tích chi tiết / tổng hợp: Cho phép người dùng dễ dàng chuyển đổi từ báo cáo tổng hợp sang các chứng từ chi tiết chỉ bằng một thao tác, hỗ trợ phân tích nhanh chóng tình hình công nợ.

2. Kế toán kho (Inventory Accounting)

Kế toán kho tích hợp trong ERP đảm bảo việc xác định giá vốn chính xác, loại bỏ việc tính toán thủ công và đảm bảo đồng bộ hóa giữa vật lý và sổ sách.

 Tự động hạch toán chứng từ

- Hạch toán nhập kho tự động: Khi hoạt động nhận hàng mua được xác nhận, hệ thống tự động sinh bút toán kế toán ghi nhận nhập kho (Nợ 156 / Có 331).

- Ghi nhận giá vốn (COGS) tự động: Khi hàng hóa xuất bán, hệ thống tự động tính toán và sinh bút toán Giá vốn hàng bán (Nợ 632 / Có 156) theo phương - pháp tính giá đã được cấu hình (ví dụ: FIFO, Bình quân gia quyền).

 Phân bổ chi phí và kiểm kê

- Landed Cost (Chi phí mua hàng): Phân bổ các chi phí phụ trợ (vận chuyển, bảo hiểm...) vào giá vốn của sản phẩm, hỗ trợ xác định giá thành sản phẩm chính xác.

- Kiểm kê & điều chỉnh kho kế toán: Tự động sinh các bút toán điều chỉnh (thừa/thiếu) khi thực hiện kiểm kê kho vật lý, đồng bộ hóa số liệu giữa kho vật lý và kho kế toán.

Đọc thêm: Định giá tồn kho cuối kỳ trong ERP? Vì sao kế toán cần quan tâm?

3. Kế toán tổng hợp (General Accounting)

Kế toán tổng hợp là trung tâm tập trung và xử lý các giao dịch, đảm bảo báo cáo tài chính tuân thủ theo quy định.

 Tuân thủ chuẩn mực kế toán

- Bộ báo cáo theo thông tư 200: Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu để lập các báo cáo tài chính chính thức (Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả hoạt động Kinh doanh...).

- Sổ cái tổng hợp (General Ledger): Ghi nhận toàn bộ bút toán phát sinh, được tổ chức và phân loại chi tiết theo Tài khoản, Đối tượng, và các Tài khoản phân tích (Analytical Accounts).

- Nhật ký kế toán (Journals): Quản lý các nhật ký riêng biệt theo loại hình giao dịch (Bán hàng, Mua hàng, Ngân hàng...), tăng cường khả năng kiểm soát.

 Tự động định khoản và nền tảng kỹ thuật

- Tự động ddịnh khoản: Các chứng từ nghiệp vụ từ các module khác (bán hàng, thanh toán) được tự động sinh bút toán định khoản theo cấu hình, đảm bảo tính nhất quán.

- Đa tiền tệ - Đa công ty: Xử lý giao dịch nhiều loại tiền tệ, tự động tính toán và hạch toán chênh lệch tỷ giá. Hỗ trợ quy trình hợp nhất báo cáo tài chính.

4. Kế toán tài sản cố định (Fixed Assets)

Quản lý tài sản cố định (TSCĐ) yêu cầu sự chính xác cao trong việc theo dõi giá trị và tính toán khấu hao theo thời gian.

 Quản lý danh mục và ghi tăng Tài sản

- Sổ đăng ký tài sản (Asset Register): Ghi nhận chi tiết danh mục TSCĐ bao gồm: giá trị ban đầu, ngày mua, phương pháp khấu hao, và nơi sử dụng.

- Tự động ghi tăng tài sản: Khi chi phí đầu tư được ghi nhận, hệ thống có thể tự động tạo bản ghi tài sản cố định mà không cần nhập liệu lại.

 Khấu hao và biến động tài sản

- Khấu hao tự động (Depreciation): Tự động tính toán và hạch toán khấu hao hàng kỳ theo các phương pháp được quy định (ví dụ: đường thẳng), đảm bảo tính chính xác và tuân thủ.

- Thanh lý / điều chuyển tài sản: Quản lý quy trình bán, thanh lý, hoặc điều chuyển tài sản giữa các bộ phận, tự động tính toán giá trị còn lại và hạch toán lãi/lỗ thanh lý.

5. Kết luận

Hệ thống ERP hiện đại là nền tảng cốt lõi giúp chuyển đổi mô hình Kế toán, từ việc tập trung vào ghi sổ thủ công sang phân tích và kiểm soát chiến lược. Việc tích hợp bốn nghiệp vụ chính - Công nợ (A/R, A/P), Kho, Tổng hợp, và Tài sản cố định - đảm bảo dữ liệu tài chính luôn chính xác, minh bạch, và tuân thủ tuyệt đối theo các chuẩn mực như Thông tư 200. Các tính năng như tự động hạch toán Giá vốn, phân bổ Landed Cost, và Khấu hao tài sản giúp loại bỏ sai sót, tăng tốc độ đối soát công nợ bằng cơ chế tự động Reconciliation, và cung cấp Báo cáo tuổi nợ theo thời gian thực. Bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp lại, ERP giải phóng đội ngũ kế toán khỏi công việc nhập liệu, cho phép họ tập trung vào việc phân tích và kiểm soát nội bộ, từ đó biến bộ phận Tài chính thành đối tác chiến lược trong việc quản lý rủi ro và đưa ra quyết định đầu tư.

Đọc thêm: Phần mềm ERP cho Doanh nghiệp sản xuất.