Kế toán kho và tồn kho: Cách hệ thống ERP giúp liên kết và truy vết

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, sự biến động giá cả và yêu cầu minh bạch về nguồn gốc sản phẩm đang đặt ra thách thức lớn đối với doanh nghiệp. Nếu không kiểm soát chính xác Giá vốn hàng bán (COGS) và khả năng truy vết, doanh nghiệp có nguy cơ đối diện với lợi nhuận ảo và rủi ro pháp lý nghiêm trọng.

1. Giá vốn sai lệch và thiếu truy vết đang tạo ra những rủi ro tài chính nào?

1.1 Vấn đề cốt lõi: Rủi ro từ giá vốn hàng bán (COGS) không chính xác. 

Giá vốn hàng bán (COGS) là thước đo tài chính cơ bản quyết định lợi nhuận gộp thực tế của doanh nghiệp. Việc xác định COGS sai lệch, đặc biệt trong môi trường giá cả biến động, có thể dẫn đến lợi nhuận ảo hoặc đánh giá thấp hiệu suất kinh doanh. Sự thiếu nhất quán trong quản lý tồn kho còn gây ra sự không đồng bộ giữa số liệu vật lý và số liệu kế toán, làm mất đi khả năng kiểm soát tài sản quan trọng nhất.

1.2 Hậu quả khi thiếu khả năng truy vết và minh bạch số liệu.

Rủi ro không chỉ giới hạn trong báo cáo tài chính. Thiếu khả năng truy vết và báo cáo minh bạch sẽ tạo ra các vấn đề vận hành nghiêm trọng:

 Thất thoát vô hình: Khi xảy ra lỗi chất lượng hoặc thu hồi sản phẩm, doanh nghiệp không thể xác định chính xác lô hàng bị ảnh hưởng, dẫn đến việc thu hồi hoặc xử lý quá mức cần thiết, gây chi phí không cần thiết.

 Khó khăn trong bảo hành: Không truy vết được sản phẩm theo số Serial khiến việc quản lý nghĩa vụ bảo hành trở nên phức tạp, ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

 Áp lực kiểm toán: Báo cáo Kho không có cơ chế đối chiếu tự động sẽ gây ra khó khăn lớn trong quá trình kiểm toán, làm chậm trễ việc phê duyệt báo cáo tài chính.

Đọc thêm: Các thành phần chức năng của ERP là gì? Cách lựa chọn các phân hệ phù hợp cho doanh nghiệp?

​2. Làm thế nào phần mềm ERP giúp kiểm soát chi phí và đảm bảo truy vết tồn kho tối đa?

ERP cung cấp một bộ công cụ tích hợp, đảm bảo Kế toán và Vận hành có cùng một nguồn dữ liệu duy nhất và có khả năng kiểm soát tuyệt đối tài sản tồn kho.

​2.1 Cơ chế xác định giá vốn chuẩn xác:

Phần mềm ERP tiêu chuẩn cho phép doanh nghiệp lựa chọn và áp dụng phương pháp giá vốn phù hợp với đặc thù ngành nghề, đảm bảo tính toán COGS tự động và chính xác.

 FIFO (First-In, First-Out): Giả định rằng hàng hóa nhập vào trước sẽ được xuất ra trước. Hệ thống tự động theo dõi từng lô nhập hàng với giá vốn tương ứng. Áp dụng: Thích hợp cho các ngành hàng có hạn sử dụng hoặc dễ lỗi thời (thực phẩm, thời trang).

 Standard Cost (Giá thành định mức): Doanh nghiệp thiết lập một giá trị định mức cố định cho sản phẩm trong một kỳ. Hệ thống ghi nhận mọi giao dịch nhập/xuất theo giá định mức và tự động hạch toán chênh lệch giá vào cuối kỳ. Áp dụng: Thích hợp cho sản xuất có quy trình ổn định và muốn kiểm soát chặt chẽ biến động chi phí.

 AVG (Average Cost – Bình quân liên hoàn): Giá vốn được tính lại sau mỗi lần nhập hàng. Giá trị tồn kho là giá trị bình quân của toàn bộ số lượng tồn hiện tại. Áp dụng: Phù hợp với các mặt hàng đồng nhất, không phân biệt lô/đợt nhập (ví dụ: vật liệu xây dựng, hóa chất cơ bản).

 Bình quân cuối kỳ: Giá trị tồn kho và giá vốn được tính toán lại một lần duy nhất vào cuối kỳ kế toán bằng cách chia tổng giá trị hàng tồn kho cho tổng số lượng. Áp dụng: Thường được sử dụng trong môi trường ít biến động giá hoặc có khối lượng giao dịch lớn.

Đọc thêm: Định giá tồn kho cuối kỳ trong ERP? 

​2.2 Chiến lược quản lý tồn kho và truy vết

Khả năng quản lý hàng hóa theo cấp độ chi tiết (Serial hoặc Lot) là nền tảng để triển khai truy vết. Tiêu chí lựa chọn phải dựa trên mức độ rủi ro và yêu cầu pháp lý của sản phẩm. Doanh nghiệp nên xác định phương pháp quản lý dựa trên giá trị của sản phẩm, mức độ rủi ro liên quan đến sức khỏe/an toàn, và yêu cầu bảo hành/truy hồi pháp lý.

 Quản lý bằng số lượng: Phương pháp đơn giản, chỉ theo dõi tổng số lượng tồn kho. Phù hợp cho các mặt hàng có giá trị thấp, không cần truy vết cá nhân (ví dụ: đinh vít, giấy in).

 Quản lý bằng số lô: Mỗi đợt sản xuất/nhập hàng được gán một mã lô duy nhất. Lợi ích: Kiểm soát chất lượng theo lô, quản lý hạn sử dụng, và thu hồi sản phẩm theo lô khi cần thiết (ví dụ: dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm).

 Quản lý bằng số Serial: Mỗi đơn vị sản phẩm riêng lẻ được gán một mã số duy nhất. Lợi ích: Truy vết từng sản phẩm từ lúc nhập kho đến tay khách hàng và trong suốt quá trình bảo hành. Thiết yếu cho các mặt hàng có giá trị cao hoặc cần dịch vụ hậu mãi riêng biệt (ví dụ: điện thoại, thiết bị y tế, máy móc).

Đọc thêm: Phương pháp quản lý kho hiện đại trên BeeSuite ERP giúp giảm chi phí vận hành như thế nào?

2.3 Bộ báo cáo kho cốt lõi trên ERP

 Thẻ kho: Ghi lại chi tiết mọi giao dịch nhập/xuất của từng mã hàng, thể hiện số lượng, giá trị và số dư tồn kho sau mỗi lần thay đổi. Đây là chứng từ cơ sở cho Kế toán Kho.

 Báo cáo tồn kho theo vị trí: Cung cấp số lượng tồn kho theo từng vị trí lưu trữ cụ thể trong kho. Tác dụng: Đối chiếu với kiểm kê vật lý, tối ưu hóa không gian kho và thời gian lấy hàng.

 Báo cáo lịch sử giao dịch: Liệt kê tất cả các giao dịch (nhập, xuất, chuyển kho) theo thứ tự thời gian, cho phép kiểm tra luồng hàng hóa và truy vấn các giao dịch bất thường.

 Báo cáo đánh giá hàng tồn đọng: Phân loại hàng tồn kho dựa trên thời gian lưu kho và tốc độ luân chuyển. Tác dụng: Hỗ trợ quản lý đưa ra quyết định giảm giá, khuyến mãi, hoặc thanh lý hàng tồn đọng.

2.4 Khai thác hiệu quả báo cáo trên hệ thống ERP

 Tính năng truy vết sâu: Khi thấy một số liệu tổng hợp trên báo cáo không khớp, người dùng có thể nhấp (click) trực tiếp vào số liệu đó để xem chi tiết các giao dịch gốc, tìm ra nguyên nhân chênh lệch một cách nhanh chóng.

 Sử dụng bộ lọc và nhóm: Cho phép người dùng tùy chỉnh báo cáo theo nhu cầu tức thời (ví dụ: xem tồn kho Lô A của Khách hàng B trong Kho C). Khả năng nhóm dữ liệu theo lô, Serial, hoặc kho giúp phân tích đa chiều.

 Đối chiếu tự động: Các báo cáo kho tự động đối chiếu với số liệu sổ cái Kế toán (General Ledger), đảm bảo sự đồng bộ tuyệt đối giữa số liệu vật lý và số liệu tài chính.

Đọc thêm: Làm thế nào Kế toán ERP đồng bộ dữ liệu Bán hàng/Kho để có Báo cáo Real-time?

​3. Kết luận

BeeSuite ERP cung cấp nền tảng vững chắc để chuyển đổi quản lý tồn kho từ một nghiệp vụ vận hành đơn thuần thành một công cụ kiểm soát tài chính chiến lược. Bằng cách áp dụng chính xác các phương pháp giá vốn, tăng cường khả năng truy vết bằng Lot/Serial, và khai thác hiệu quả các báo cáo chuyên sâu, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu rủi ro thất thoát mà còn củng cố độ tin cậy của toàn bộ báo cáo tài chính, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên dữ liệu chuẩn xác.

Đọc thêm: Phần mềm ERP cho Doanh nghiệp sản xuất