Tác giả bài viết
Quản lý kho hàng chính xác và giảm chi phí vận hành với BeeSuite ERP
Hiệu quả hoạt động của kho bãi và vận chuyển là yếu tố then chốt quyết định năng lực cạnh tranh. Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp của bạn đang phải vật lộn với sai lệch dữ liệu tồn kho liên tục, chi phí vận hành Logistics tăng cao và tình trạng lãng phí thời gian thì đã đến lúc cần thay đổi tư duy quản lý. Sai sót trong quản lý kho hàng không chỉ là vấn đề nội bộ mà còn là gánh nặng tài chính, đe dọa trực tiếp đến lợi nhuận gộp và uy tín thương hiệu.
1. Hậu quả của việc quản lý tồn kho và logistics khi thiếu phần mềm quản lý kho.
1.1 Thực trạng: Những rào cản làm gia tăng chi phí quản lý tồn kho và logistics.
Hầu hết các doanh nghiệp vẫn phải đối mặt với một chuỗi các vấn đề liên kết, làm giảm hiệu suất và tăng chi phí. Vấn đề lớn nhất nằm ở sự thiếu đồng bộ và kiểm soát chi tiết:
Dữ liệu tồn kho không chính xác: Quản lý lỏng lẻo bằng các công cụ thủ công (Excel, sổ sách) dẫn đến tình trạng số liệu hệ thống không khớp với tồn kho thực tế, gây ra các quyết định mua hàng thiếu căn cứ.
Quy trình nhập/xuất hàng chậm chạp: Việc thiếu quản lý vị trí hàng hóa chi tiết (Bin Location) làm nhân viên kho tốn thời gian tìm kiếm, dẫn đến giảm năng suất và kéo dài thời gian hoàn thành đơn hàng.
Mất cân bằng Cung - Cầu: Quyết định mua hàng không dựa trên nhu cầu bán hàng đã xác nhận, dẫn đến tồn kho dư thừa (Overstock) hoặc thiếu hàng (Out-of-Stock), gây tổn thất cơ hội kinh doanh.
1.2 Chi phí ẩn và rủi ro thiệt hại do sai sót tồn kho kéo dài.
Nếu các vấn đề trên không được giải quyết, chúng sẽ trở thành các chi phí ẩn đáng kể, gây suy giảm lợi nhuận trực tiếp của doanh nghiệp:
Sai sót tính toán tài chính: Khi số liệu tồn kho bị sai lệch, Giá vốn hàng bán (COGS) sẽ bị tính toán sai, dẫn đến báo cáo lợi nhuận gộp không chính xác.
Vốn đọng và chi phí mang hàng: Vốn bị giữ lại trong hàng tồn kho dư thừa, cùng với chi phí lưu trữ, bảo hiểm và khấu hao không cần thiết, làm giảm hiệu suất sử dụng vốn.
Rủi ro dịch vụ khách hàng: Giao hàng trễ hoặc sai đơn hàng làm giảm tỷ lệ On-Time and In-Full (OTIF), phát sinh các khoản phạt hợp đồng và giảm uy tín thương hiệu.
Rủi ro thiếu khả năng truy xuất guồn gốc: Khi có sự cố về chất lượng, việc không thể truy xuất nguồn gốc (Traceability) lô hàng nhanh chóng sẽ gây khó khăn trong việc thu hồi sản phẩm, dẫn đến thiệt hại thị trường.
Đọc thêm:Các thành phần chức năng của ERP là gì? Cách lựa chọn các phân hệ phù hợp cho doanh nghiệp?
2. Phương pháp quản lý kho hiện đại trên BeeSuite ERP giúp giảm chi phí vận hành như thế nào?
Để giải quyết các vấn đề trên, doanh nghiệp cần một nền tảng quản lý thống nhất, chính xác và tự động hóa cao.
BeeSuite ERP cung cấp giải pháp tích hợp cho Quản lý Kho hàng (WMS) và vận chuyển, chuyển đổi các hoạt động này từ nguồn chi phí thành một hệ thống kiểm soát hiệu suất toàn diện. Hệ thống đảm bảo dữ liệu được cập nhật thời gian thực, nâng cao độ chính xác và tối ưu hóa toàn bộ quá trình phân phối hàng hóa.
2.1 Vai trò của ERP trong quản lý kho hàng và logistics.
Quản lý Chuỗi cung ứng (SCM) được triển khai trong ERP thông qua việc đồng bộ hóa dữ liệu giữa các module chức năng. BeeSuite ERP giúp xóa bỏ tình trạng dữ liệu rời rạc, cung cấp một nguồn thông tin duy nhất đáng tin cậy.
Các Module cốt lõi tích hợp chức năng Kho & Logistics.
BeeSuite ERP kết nối các module sau để quản lý hàng hóa:
Quản lý mua hàng (Purchase- Procurement): Xử lý đơn đặt hàng, theo dõi thời gian giao hàng (Lead Time) của nhà cung cấp.
Quản lý tồn kho (WMS): Quản lý số lượng, định vị hàng hóa chi tiết theo từng ô kệ (Bin Location), quản lý luân chuyển.
Quản lý bán hàng & phân phối: Liên kết trực tiếp các đơn hàng đã xác nhận với kế hoạch xuất kho và vận chuyển.
Nguyên tắc quản lý tổng thể: Hệ thống đảm bảo quyết định mua hàng luôn dựa trên tồn kho thực tế và nhu cầu bán hàng đã được xác nhận, qua đó giúp kiểm soát vốn lưu động hiệu quả hơn.
Đọc thêm: Làm thế nào Kế toán ERP đồng bộ dữ liệu Bán hàng/Kho để có Báo cáo Real-time?
2.2 Các tính năng nâng cao trong module quản lý kho (Inventory).
a) Quản lý kho hàng chuyên sâu (WMS) trên BeeSuite ERP.
Kiểm soát tồn kho chi tiết
- Định vị hàng hóa (Bin Location): Hệ thống cho phép định nghĩa cấu trúc kho và quản lý hàng hóa chi tiết vị trí (Zone, Row, Shelf, Bin). Điều này loại bỏ việc tìm kiếm thủ công, tối ưu hóa quá trình nhập hàng (Putaway) và xuất hàng (Picking).
- Quản lý bằng mã Vạch/QR Code: Mọi giao dịch Nhập, Xuất, và Kiểm kê đều được thực hiện thông qua quét mã bằng thiết bị di động (Handheld Scanners) kết nối trực tiếp với ERP. Điều này loại bỏ lỗi nhập liệu từ con người và đảm bảo độ chính xác tồn kho gần như tuyệt đối.
- Quản lý sức chứa (Capacity Management): Kiểm soát giới hạn về khối lượng hoặc thể tích của từng vị trí lưu trữ, ngăn chặn tình trạng quá tải (Overstocking) tại các khu vực quan trọng.
Tối ưu hóa lưu chuyển và quy trình nội bộ
- Tạo lệnh lấy hàng (Picking Strategy): Hệ thống tự động tạo các lệnh lấy hàng (Picking Orders) theo lộ trình tối ưu (Sequential Picking) dựa trên vị trí hàng hóa trong kho, giảm thiểu quãng đường di chuyển của nhân viên kho.
Áp dụng các chiến lược lấy hàng hiện đại: BeeSuite ERP hỗ trợ các phương thức tối ưu hóa năng suất cao:
Wave Picking (Lấy hàng theo Đợt): Gom nhóm các đơn hàng theo tiêu chí chung (ví dụ: giờ giao hàng, tuyến vận chuyển) để xử lý đồng bộ, tối ưu hóa lịch trình xuất hàng và vận chuyển.
Cluster Picki (Lấy hàng theo Cụm): Sử dụng xe đẩy nhiều ngăn (mỗi ngăn một đơn hàng) để lấy hàng cho nhiều đơn hàng cùng lúc và phân loại trực tiếp tại vị trí lấy hàng, giảm bước phân loại riêng.
Batch Picking (Lấy hàng theo Lô tổng hợp): Gộp nhiều đơn hàng nhỏ thành một lô, nhân viên đi lấy tổng số lượng cần thiết của từng mặt hàng cho cả lô, sau đó mang về khu vực phân loại.
- Quản lý số lô/hạn sử dụng (Batch/Serial Numbering): Theo dõi lịch sử và trạng thái của từng lô hàng hoặc từng sản phẩm đơn lẻ. Hệ thống ưu tiên luân chuyển hàng hóa theo nguyên tắc FEFO (First-Expired, First-Out) hoặc FIFO (First-In, First-Out) để kiểm soát rủi ro tồn kho hết hạn.
- Kiểm kê vòng (Cycle Counting): Hỗ trợ tính năng kiểm kê liên tục theo khu vực, mã hàng, hoặc tần suất đã định trước, thay vì phải dừng hoạt động để kiểm kê toàn bộ. Điều này giúp duy trì sự chính xác dữ liệu mà không làm gián đoạn kinh doanh.
- Thiết lập quy tắc hập vị trí (Putaway Rule): Hệ thống cho phép thiết lập các quy tắc tự động chỉ định vị trí lưu trữ (Bin Location) tốt nhất cho hàng hóa mới nhập. Các quy tắc có thể dựa trên:
Loại sản phẩm: Đưa hàng dễ vỡ vào khu vực bảo quản đặc biệt.
Tốc độ luân chuyển (Velocity): Đặt hàng bán chạy gần khu vực xuất hàng (Picking Face).
Sức chứa: Đưa hàng vào vị trí còn trống và phù hợp về kích thước.
Hình 1: Thiết lập Putaway Rule.
Vận hành kho hàng thông minh
- Cross-Docking (Chuyển tiếp hàng hóa): Hệ thống lập kế hoạch để hàng hóa được chuyển thẳng từ khu vực tiếp nhận đến khu vực vận chuyển mà không qua lưu trữ dài hạn. Điều này giảm đáng kể chi phí lưu kho và thời gian xử lý nội bộ.
- Docker Management: Cung cấp công cụ quản lý lịch trình xe ra vào tại các cổng xuất/nhập (Loading/Unloading Docks), giúp điều phối thời gian bốc dỡ và loại bỏ tình trạng tắc nghẽn.
Đọc thêm: Phần mềm ERP cho Doanh nghiệp sản xuất
b) Tự động hóa quản lý mua hàng và vận chuyển.
Lập kế hoạch cung ứng vật tư.
- Reordering Rules (Quy tắc đặt hàng lại): Hệ thống phân tích tốc độ tiêu thụ thực tế, tồn kho hiện tại, và thời gian giao hàng (Lead Time) của nhà cung cấp. Khi tồn kho chạm điểm đặt hàng lại (Reorder Point), hệ thống tự động tạo đề xuất mua hàng, hỗ trợ quản lý hàng tồn kho theo nguyên tắc JIT (Just-in-Time).
Hình 2: Thiết lập quy tắc tái cung ứng.
- MTO (Buy-to-Order - Mua theo đơn hàng): Thiết lập quy trình mua hàng chỉ khi có đơn hàng cụ thể từ khách hàng, giảm rủi ro tồn kho không cần thiết.
- Tuyến cung ứng (Routing/Supply Route): BeeSuite ERP cho phép người dùng định nghĩa các tuyến đường cung ứng linh hoạt cho mỗi sản phẩm.
Cơ chế hoạt động: Khi có nhu cầu vật tư, hệ thống tự động kiểm tra và ưu tiên tuyến cung ứng: Lấy từ kho khác (Internal Transfer), Mua ngoài (Purchase Order), hoặc yêu cầu sản xuất (nếu có). Tính năng này đảm bảo nguồn cung ứng luôn được lựa chọn tối ưu theo logic đã thiết lập.
Kiểm soát tài chính và chi phí mua hàng
- Đối chiếu 3 chiều (Three-Way Matching): Tính năng tự động đối chiếu ba chứng từ: Đơn đặt hàng (PO), Phiếu nhận hàng (Receipt), và Hóa đơn thanh toán (Vendor Bill). Cơ chế này thiết lập rào cản kiểm soát nội bộ nghiêm ngặt, ngăn chặn sai sót và gian lận trong thanh toán.
- Landed Cost (Chi phí mua hàng): Hệ thống cho phép phân bổ chính xác các chi phí phụ trợ (vận chuyển, thuế, bảo hiểm) vào giá nhập kho của sản phẩm, đảm bảo Kế toán ghi nhận giá trị tồn kho và Giá vốn hàng bán (COGS) chính xác.
Hình 3: Khai báo chi phí mua hàng.
Tối ưu hóa Logistics và phân phối
- Tối ưu hóa lộ trình (Route Optimization): Tích hợp thuật toán phân tích địa lý để lập kế hoạch tuyến đường vận chuyển ngắn nhất và hiệu quả nhất cho các lô hàng, giúp giảm chi phí nhiên liệu và thời gian giao hàng.
- Tích hợp đơn vị vận chuyển (Carrier Integration): Kết nối với các hãng vận chuyển để tự động tạo mã vận đơn (Tracking Number), in nhãn (Shipping Labels), và theo dõi trạng thái giao hàng trực tiếp từ hệ thống BeeSuite ERP.
- Quản lý tuyến cung ứng: BeeSuite ERP cho phép thiết lập các tuyến di chuyển của hàng hóa giữa các kho hàng hoặc khu vực lưu trữ, hỗ trợ các quy trình nội bộ phức tạp như:
Kho hàng trung chuyển: Thiết lập một tuyến đường nơi hàng hóa phải đi qua một kho ảo trước khi đến kho đích (ví dụ: cần kiểm tra chất lượng hoặc chuyển giao quyền sở hữu).
Quy trình giao hàng đa bước: Tự động tạo nhiều phiếu chuyển kho để chuyển hàng từ kho chính đến khu vực xuất hàng, sau đó mới tạo phiếu giao hàng cho khách.
- Chiến lược phân phối Push và Pull (Push & Pull Distribution): Hệ thống hỗ trợ doanh nghiệp linh hoạt áp dụng các chiến lược phân phối dựa trên nhu cầu:
Chiến lược Push (Đẩy): Hàng hóa được phân phối dựa trên dự báo và quy tắc tồn kho tối thiểu/tối đa đã thiết lập, đảm bảo hàng luôn có sẵn trên kệ trước khi nhu cầu thực sự phát sinh.
Chiến lược Pull (Kéo): Hàng hóa được mua hoặc chuyển kho chỉ khi có nhu cầu thực tế từ đơn hàng bán hoặc yêu cầu của kho hàng cấp dưới (ví dụ: áp dụng cho các sản phẩm đắt tiền, ít luân chuyển hoặc tùy chỉnh).
2.3 Các chỉ số báo cáo (KPIs) quan trọng nào giúp lãnh đạo quản lý hiệu quả?
a) Các chỉ số về vốn và tồn kho.
Tỷ lệ chính xác tồn kho: Đánh giá mức độ khớp giữa dữ liệu hệ thống và kiểm kê thực tế, phản ánh độ tin cậy của quy trình kho.
Vòng quay hàng tồn kho: Đo lường hiệu suất chuyển đổi hàng tồn kho thành doanh thu.
Chi phí mang hàng ồn kho: Chi phí liên quan đến lưu trữ, bảo hiểm và khấu hao hàng tồn kho.
b) Các chỉ số về dịch vụ và giao hàng (Logistics KPIs)
On-Time and In-Full: Tỷ lệ giao hàng đúng hạn và đủ số lượng. Chỉ số này đánh giá chất lượng dịch vụ Logistics và sự hài lòng của khách hàng.
Thời gian chu kỳ hoàn thành đơn hàng: Tổng thời gian từ khi nhận đơn hàng đến khi giao hàng thành công.
Tỷ lệ chính xác đơn hàng: Tỷ lệ đơn hàng được đóng gói và giao đúng mặt hàng/số lượng theo yêu cầu, đánh giá chất lượng của quy trình Picking và Packing.
3. Kết luận.
Việc đầu tư vào một hệ thống ERP tích hợp như BeeSuite không chỉ là nâng cấp phần mềm, mà là xây dựng một nền tảng quản lý Logistics và Kho hàng chính xác, minh bạch, và bền vững. BeeSuite ERP cung cấp công cụ cần thiết để Lãnh đạo kiểm soát vận hành và đội ngũ IT triển khai quy trình hiệu suất cao.
Bằng cách áp dụng các tính năng thông minh như Reordering Rules, MTO và theo dõi các KPIs quan trọng, doanh nghiệp không chỉ giảm thiểu sai sót và tối ưu chi phí mà còn tạo ra lợi thế cạnh tranh bền vững trên thị trường.
ERP giảm chi phí bằng cách tối ưu hóa hiệu suất vốn và không gian:
1. Giảm chi phí mua hàng: Bằng cách áp dụng Reordering Rules để chỉ mua đủ lượng cần thiết, giảm vốn đọng trong tồn kho dư thừa.
2. Tối ưu lưu trữ: Quản lý vị trí (Bin Location) để tối ưu hóa không gian và giảm thời gian tìm kiếm hàng hóa, từ đó giảm chi phí nhân công và vận hành.
Sai sót tồn kho ảnh hưởng trực tiếp đến giá vốn hàng bán (COGS) và do đó là lợi nhuận gộp. Nếu số liệu tồn kho bị sai lệch, COGS sẽ bị tính sai, dẫn đến báo cáo lợi nhuận không chính xác. ERP đảm bảo sự chính xác này bằng cách tự động tính giá vốn theo các phương pháp chuẩn (FIFO/Bình quân) ngay tại thời điểm xuất kho.
Đây là điểm mạnh tuyệt đối của ERP. Nhờ khả năng quản lý Lô (Lot) và Số Seri (Serial Number), ERP cung cấp tính năng truy xuất nguồn gốc (Traceability) hai chiều. Khi có lỗi, bạn chỉ cần nhập mã lô, hệ thống ngay lập tức chỉ ra tất cả khách hàng đã nhận lô hàng đó và nguyên vật liệu đầu vào đã sử dụng, giúp thu hồi sản phẩm nhanh chóng, giảm thiệt hại thương hiệu.
BeeSuite ERP cung cấp giải pháp Module (Từng phần) và Cloud (SaaS) với chi phí hợp lý cho SME. Chi phí lớn nhất không phải là phần mềm, mà là chi phí ẩn do sai sót (thất thoát hàng, phạt hợp đồng giao chậm, hàng hết hạn). ERP là khoản đầu tư giúp giảm chi phí ẩn này, mang lại ROI (Lợi tức đầu tư) nhanh chóng.
ERP không chỉ dựa vào số lượng hiện có. Nó sử dụng Reordering Rules kết hợp với Lead Time (Thời gian chờ nhận hàng) và nhu cầu đơn hàng đã xác nhận (từ Module Sales). Hệ thống sẽ tự động tính toán và gửi cảnh báo sớm hoặc tạo đề xuất mua hàng trước khi tồn kho thực tế chạm ngưỡng nguy hiểm, đảm bảo không bao giờ bị lỡ cơ hội bán hàng.